Czy da się połączyć enovę z kalendarzem Outlook?

Problem, od którego się to zaczyna

Terminy żyją w enovie: data dostawy, termin realizacji, umówiona wizyta. Kalendarz, do którego ludzie realnie zaglądają, jest w Outlooku.

Kto nie otworzył enovy danego dnia, ten nie wiedział o dostawie. Rozwiązaniem nie jest zmuszanie ludzi do dwóch miejsc, tylko doprowadzenie terminu tam, gdzie już patrzą.

Jak to działa w praktyce

Punktem wyjścia jest moment, w którym termin staje się faktem — najczęściej zatwierdzenie dokumentu handlowego. Wtedy dodatek robi dwie rzeczy naraz.

• Zakłada zadanie w enovie — z definicji ustawionej w konfiguracji, powiązane z kontrahentem, z terminem wziętym z dokumentu. Dzięki temu termin zostaje w systemie i widać go w CRM, a nie tylko w czyimś kalendarzu.
• Zakłada odpowiadające mu wydarzenie w kalendarzu Outlook — przez Microsoft Graph, czyli oficjalne API Microsoft 365. Tytuł, godziny, strefa czasowa i opis w HTML.

Najwięcej pożytku daje opis wydarzenia. Zamiast samego „dostawa" wpisuję tam komplet: kontrahent, adres, osoba kontaktowa z telefonem, przewoźnik, opiekun i tabela pozycji.

To zmienia charakter takiego wpisu. Kierowca albo handlowiec otwiera wydarzenie w telefonie i ma wszystko, czego potrzebuje na miejscu, bez logowania się do czegokolwiek.

Przypomnienia są tu efektem ubocznym, ale najbardziej docenianym. Skoro wydarzenie jest w Outlooku, to Outlook je przypomina — na komputerze i na telefonie, dokładnie tak jak każde inne spotkanie.

Rzeczy, o których łatwo zapomnieć

Samo założenie wydarzenia to najprostsza część. Integracja robi się wartościowa dopiero wtedy, gdy nadąża za zmianami.

• Zmiana terminu w enovie musi przenieść się na kalendarz. Inaczej po tygodniu nikt nie będzie ufał temu, co tam widzi.
• Usunięcie zadania powinno usunąć wydarzenie. Zostawione „duchy" w kalendarzu psują całe rozwiązanie szybciej niż jakikolwiek błąd techniczny.
• Strefa czasowa musi być podana jawnie przy wysyłce. Bez tego zdarzają się wydarzenia przesunięte o godzinę — i to zwykle wychodzi dopiero przy zmianie czasu.
• Kategorie i kolory pozwalają odróżnić wpisy z enovy od reszty kalendarza. Drobiazg, a bardzo poprawia odbiór.
• Awaria po stronie Microsoftu nie może blokować pracy w enovie. Nieudana wysyłka trafia do logu i jest ponawiana, a zatwierdzenie dokumentu idzie dalej.

Co trzeba przygotować po stronie firmy

To zwykle jest pierwsze pytanie, więc od razu: poza Microsoft 365 nie potrzeba żadnego dodatkowego produktu — a moduł CRM tylko wtedy, gdy zadania mają zostawać także w enovie.

• Microsoft 365 z pocztą i kalendarzem — czyli sytuacja, w której i tak jesteś, jeśli używasz Outlooka.
• Rejestracja aplikacji w Microsoft Entra ID, z uprawnieniem do zapisu w kalendarzu. Robi to Twój administrator IT — to kilkanaście minut i jednorazowa czynność.
• Decyzja, czyj to kalendarz — wspólny kalendarz zespołu czy prywatne kalendarze poszczególnych osób. To ustalenie ma większy wpływ na kształt rozwiązania niż cała reszta.
• Moduł CRM w enovie, jeśli zadania mają zostawać także w systemie.

Czy to się opłaca

Widełki: zwykle 4 000 – 6 000 zł. Rozstrzyga liczba miejsc w enovie zakładających wydarzenia i to, czy trzeba obsłużyć kalendarze indywidualne.

Warto natomiast policzyć drugą stronę. Jeden nieodebrany termin dostawy potrafi kosztować więcej niż całe wdrożenie, a przepisywanie terminów ręcznie to czas kilku osób, którego nikt nie księguje.

Powiązane

• Integracje enova365 — inne połączenia z systemami zewnętrznymi.
• Automatyzacje — powiadomienia mailowe o zbliżających się terminach, jeśli kalendarz to za dużo.
• Wróć do bloga